第一章  总则

第一条 为确保中国华侨公益基金会（以下简称“侨基会”）各项业务活动的顺利开展，加强项目及合同管理，避免合同纠纷，防范重大风险，根据国家有关法律法规和侨基会章程，结合工作实际制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指：侨基会与自然人、法人及其他组织设立、变更、解除或终止民事权利义务关系的各类协议文件及其附件，以及有关的补充协议、意向书、备忘录等法律文书。与工作人员所签订的劳动合同等人事管理合同除外。

第二章  职责与权限

第三条 侨基会的合同管理应当遵循权责明确、程序规范、内容合法、处理及时的原则。

第四条 侨基会的合同管理由合同承办部门和办公室负责。

第五条 负责合同项目的部门为合同承办部门，按照职能分工，在其职能范围内承办合同签订的前期准备、拟定、审查、履行、争议解决等事宜，具体包括：

（一） 评估合同项目的可行性；

（二） 审查合同对方当事人的主体资格、履约能力、资信等情况，并收集相关资料；

（三） 与合同对方当事人进行谈判，根据合同模板拟定、修改合同文本，确保合同的可行性、合法性、公平性、有效性、公益性，对合同进行审核；

（四） 必要时邀请本会法律顾问、财务顾问或行业法律、财务等相关领域专家参与合同审核流程，对合同的可行性、合法性、公平性、有效性、公益性进行审查；

（五） 合同的履行及对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题进行处理；

（六） 合同谈判、订立、履行、变更、解除等相关文件资料的整理、保管和交接工作。

第三章  合同订立

第六条 合同的订立应当遵守公平合法、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。

第七条 合同订立前，承办部门应负责对合同对方当事人的基本情况、资信状况、履约能力通过国家企业信用信息公示网、中国社会组织服务平台、天眼查、信用中国、百度等平台进行尽职调查。合同相对方有下列情形之一的，不得与之签订合同：

(一)未依法登记或未经有关机关批准而成立的组织;

(二)不具备履行合同义务必需的经营资格或资质的;

(三)无履约能力或履约能力差又无可靠担保的;

(四)信用、信誉不佳的；

(五)有其他不宜签约的情形。

第八条 合同订立必须以书面形式，格式和内容应当符合国家相关法律规定，须具备以下主要合同条款：

(一)合同主体名称、住所;

(二)合同项目的详细内容;

(三)合同金额、支付方式和收款方账户信息;

(四)合同当事人的权利和义务;

(五)合同履行期限、地点和方式;

(六)违约责任条款;

(七)合同变更、解除及终止的条件;

(八)合同争议解决方式;

(九)通知条款;

(十)生效条件、合同有效期及订立日期。

第九条 合同文本经秘书长审核，报理事长批准后，方可正式对外签署。涉及重大事项合同内容，应按《“三重一大”事项议事规则》审批。

第十条 合同须由合同当事人的法定代表人或授权代表签字并加盖公章，单份合同文本达两页纸以上，须加盖骑缝章。严禁在空白文本上盖章。

第十一条 两方合同原则上一式二份，甲方一份，乙方一份。三方合同一式三份，以此类推。

第十二条 法律、法规要求公证或者合同当事人需要公证的合同，应当办理公证手续。

第十三条 合同正式签订后，原件应及时送达办公室存档，承办部门和财务可留存复印件作为收付款和合同履行的依据。

第四章  合同的履行、变更及解除

第十四条 合同签订后，合同承办部门应安排专人监督合同的全面履行，对合同履行各阶段情况及时跟进、定期检查，及时对履行过程中的问题进行处理，确保合同约定事项按期完成。避免实际履行与合同签订事项脱节。

财务部门对合同履行过程中的收付款情况进行监控。

第十五条 合同承办部门向财务申请款项时, 应提交正式合同文本复印件。对存在下列情形的,不予拨付款项:

(一)应当订立书面合同而未订立书面合同的；

(二)收款单位未按合同约定履行合同义务的；

(三)收款单位与合同签订主体名称不一致的。

第十六条 合同履行过程中，因客观情况发生变化确需变更合同实质性条款，合同当事人应就变更事项签订变更协议，并按本制度进行合同合法性审查。

合同变更后，合同编号不予改变。

第十七条 因一方原因需解除合同的，合同承办部门应先就解除合同行为进行风险评估，经风险评估后具备解除条件的，需报请秘书长、理事长批准后，按合同签订流程签署解除协议。

第十八条 经签字并加盖公章的合同原件(含合作方尚未签署的)如需作废，应将全部合同原件交办公室处理，不得遗漏，不得擅自处理、销毁。

第五章  合同纠纷处理

第十九条 在合同履行中如出现争议，应先友好协商解决，将损失和影响减少到最低程度；若经协商后仍无法达成一致，合同承办部门应及时征询法律顾问意见，并将相关意见向秘书长、理事长汇报，经研究决定后，按法定程序办理。

第二十条 向仲裁机构或人民法院递交的申请书、起诉状或答辩状等书面材料，须经理事长审批同意。

第二十一条 合同履行过程中出现下列情形之一、对合同履行产生或可能产生重大影响的，合同承办部门应及时将相关情况汇报秘书长、理事长，以便做出相应对策和及时处理：

(一)发生不可抗力；

(二)合同依据的法律或政策修改、废止，或签订合同时的客观情况发生重大变化；

(三)合同对方当事人财产状况恶化、丧失商业信誉、丧失或可能丧失履约能力；

(四)合同对方当事人预期违约以及其他可能影响合同履行的情形。

第六章  合同档案管理

第二十二条 办公室作为综合管理部门负责合同的用章、整理、录入、归档、统计、查阅等文档管理工作。建立健全合同台账、合同档案及台账借阅手续。

第二十三条 合同履行完毕后，承办部门应定期将合同履行过程中关键资料交办公室立卷归档。

第七章  附则

第二十四条 不得以任何形式泄露合同涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等保密信息。

第二十五条  对于违反国家法律、法规和本制度，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私、损害国家利益、公共利益或侨基会利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究相关责任人的责任。

第二十六条  本办法经 2024 年12月27日第七届理事会第二次会议审议通过并执行，由理事会授权理事长办公会负责解释。