依据《中国华侨公益基金会章程》相关规定，本着务实、精简、节约、高效的原则，中国华侨公益基金会（以下简称“侨基会”）行政会议分为：理事会、监事会、理事长办公会议、全体员工会议和周例会。为进一步贯彻落实中央八项规定及其实施细则精神，提高会议质量和效率，保证会议制度化、规范化，制定本制度。
一、理事会会议
（一）理事会每年至少召开2次；可根据实际情况，召开通讯会议；原则上一年至少一次现场会议。
（二）理事会由理事长负责召集和主持，须有2/3以上理事出席方能召开。
（三）会议内容：
1.制定、修改章程；
2.选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；
3.决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；
4.年度收支预算及决算审定；
5.制定内部管理制度；
6.决定办事机构、分支机构、代表机构的设立、变更和终止；
7.决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；
8.听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；
9.决定基金会的分立、合并或终止；
10.罢免、增补理事；
11.决定内设机构设置；
12.决定年度投资计划、年度投资计划外的重大投资活动；
13.决定专项基金设立；
14.决定新闻发言人的选任；
15.研究决定重大风险事项，即发生或即将发生可能给本基金会造成声誉损害和经济损失的事项，重大违约责任和事故责任，涉嫌违法违规事件；
16.审议批准基金会战略规划及执行情况；
17.决定其它重大事项。
理事会决议须经出席理事半数以上表决通过方为有效；章程的修改，选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长，章程规定的重大募捐、投资活动，基金会的分立、合并等重要事项的决议，须经出席理事2/3以上表决通过方为有效。
（四）会务工作：
1.秘书长具体负责理事会筹备工作，包括会议的通知、联络、材料、服务和宣传等准备工作。
2.召开会议原则上需提前15天预通知全体理事、监事。
3.会议应当留存会议记录；会议形成决议的，应当场出具会议纪要，并由出席理事审阅、签名。
二、监事会会议
（一）监事会每年至少召开2次；监事会会议须有2/3以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事1/2以上通过方为有效。
监事会可以采用电话会议、视频会议、书面会议等形式召开。
（二）监事会由监事长负责召集和主持，需全体监事出席，监事因故不能出席的，需书面委托其他监事代为出席。
（三）会议内容：
1.监事列席理事会会议，监督理事会会议程序和理事会决议的合法性，有权向理事会提出质询和建议，并有权向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况；
2.听取基金会规范从业报告，监督基金会及理事会遵守法律和章程的情况；
3.对理事、秘书长执行本基金会职务的行为进行监督，及时纠正损害本基金会的行为，对严重违反本基金会章程或者理事会决议的人员提出罢免建议；
4.选举、罢免监事长、监事；
5.制定监事会议事规则；
6.决定其它重大事项。
（四）会务工作：
1.秘书长具体负责监事会筹备工作，包括会议的通知、联络、材料、服务和宣传等准备工作。
2.召开会议原则上需提前15天预通知全体监事。
3.会议应当留存会议记录；会议形成决议的，应当场出具会议纪要，并由出席监事审阅、签名。
三、理事长办公会议
（一）理事长办公会议由理事长（或委托秘书长）召集和主持，根据工作需要召开。
（二）参会人员：理事长、秘书长、副秘书长、部门主要负责人出席。会议应至少有2/3以上成员出席。根据需要可安排有关同志列席。
（三）会议内容：
1.研究贯彻落实党和国家重要决定、重要批示的意见和措施；
2.研究侨基会上报中国侨联、民政部等业务主管、登记管理机关的请示、报告等重要文件；
3.研究落实理事会决议的重大事项；
4研究侨基会发展战略、发展规划；
5.确定建立战略合作关系、担任行业相关组织单位的理事单位或成员单位；
6.研究专项基金的设立与撤销；
7.研究决定重大主项目的立项结项、专项基金清理整顿、财务预决算和分配方案等重大事项；
本条规定的重大主项目包括：
（1）预算金额超过300万元且项目内容（目标、群体）与既有项目没有重合；
（2）捐赠方意愿、执行周期在1年以上且预算金额在300万元以上；
（3）其他符合基金会宗旨和业务范围的重大项目；
（4）经专家论证确需作为主项目立项。
8.研究决定因公出国（境），与境外组织、人员合作开展项目，接受境外捐赠资助，加入境外非政府组织，邀请境外组织和人员来访或参加活动等涉外事项；
9.研究决定资金的使用、救助和投资的拨出：
（1）100万元（含）－1000万元的项目活动采购经费等业务活动成本支出；
（2）50万元（含）以上的行政办公、设备采购等管理费用、筹资费用等支出；
（3）经理事会批准的年度投资计划，购买500万元（含）以上理财产品的；
（4）与关联方达成关联交易的。
10.研究决定以下论坛、峰会、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等论坛活动（以下简称“论坛活动”）的开展：
（1）有副部级以上领导出席的论坛活动，以及邀请副部级以上领导出席论坛活动；
（2）与境外的组织或者个人合作举办论坛活动，以及邀请境外组织或者个人来中国内地参加论坛活动；
（3）举办论坛活动的经费支出在100万元（含）以上。
11.研究侨基会新闻发言人的选任；
12.研究决定干部社会兼职、全体干部考核奖励等人事方面的问题；
13.研究决定基金会、项目活动、专项基金聘请明星志愿者，聘任爱心大使、专家等事项；
14.研究基金会内部管理制度；
15.研究聘任或解聘副秘书长及财务负责人、各部门主要负责人人选和理事、监事变更及其他重要人事调整；
16.研究其他需要提交理事会会议审议的事项；
17.其他应由理事长办公会议研究和决定的事项。
（四）会务工作：
1.办公室负责人具体负责理事长办公会筹备工作，包括会议的通知、材料、记录、纪要和服务等工作。
2.召开会议应提前2天通知参会人员。
3.理事长办公会议议题确定后，相关材料一般应提前1天报送参会人员；参会人员应注意保存会议材料。
四、全体员工会议
（一）全体员工会议由秘书长召集和主持，一般每半年召开1次，如有需要可临时安排。
（二）参会人员：全体员工，根据需要可邀请其他相关人员参会。
（三）会议内容：
1.传达贯彻党和国家的重要会议、重要决定和重要指示精神；
2.通报重大决策事项和进展情况，部署重要工作；
3.进行半年、年度工作总结及表彰；
4.征求员工意见和建议；
5.组织进行员工学习；
6.其他需要通报的事项。
（四）会务工作：
1.办公室具体负责全体员工工作会议筹备工作，包括会议通知、材料、记录、归档、服务、宣传等工作。
2.召开会议原则上需提前两天通知与会人员。
3.会议议题确定后，涉及相关部门工作内容的材料由办公室协调，督促落实。
五、周例会
（一）周例会由秘书长召集并主持，一般每两周召开一次，如有特殊情况另行安排。
（二）参会人员：全体员工，根据需要可邀请相关人员列席。
（三）会议内容：
1.通报上周工作完成情况，安排本周工作计划；
2.研究、通报本会或上级委托相关工作事项。
（四）会务工作：
办公室负责例会通知和记录。
六、工作要求
（一）按照上级要求，进一步转变作风，改进会风，提高会议实效，开短会、讲短话，开有用的会，讲有用的话。
（二）会议议定事项一般以会议纪要形式印发，原则上会议结束后的第一个工作日审定、印发。
（三）办公室负责协调督办各部门落实政务类会议议定事项；各部门根据职责分工，认真抓好集体决议在部门内的跟进落实。
七、其他
本制度经 2024 年12月27日第七届理事会第二次会议审议通过并执行，由理事会授权理事长办公会负责解释。侨基会原有会议制度与本制度不一致的，以本制度为准。
