第一章 总则

第一条 为加强中国华侨公益基金会（以下简称侨基会）行政管理工作，保证秘书处各项工作依法、规范、高效、有序进行，特制订本制度。

第二条 侨基会的行政管理工作主要包括会议管理、文书档案管理、固定资产管理、办公用品管理、印章管理、证书管理、标识管理、车辆使用管理等。

第二章 会议管理

第三条 会议类型分为:理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会、新闻发布会、日常办公例会（全体会或部门会）等。

第四条 会议原则

（一）精简原则。可开可不开的会议一律不开，可合并的会议不单独召开；

（二）效率原则。各类会议召开前均应做好充分的准备工作，包括确定时间、地点、参加人员、议题、议案、会议材料等；开会时要主题明确，组织严谨，程序紧凑。

第五条 理事会会议（最高决策会议）

（一）召集人：理事长或理事长授权副理事长负责召集；

（二）主持人：理事长或副理事长；

（三）参会人：三分之二以上理事；

（四）频次：每年至少两次；

（五）议题：工作、财务报告审议及重大事项决议；

（六）会议文件：形成会议纪要及会议记录，与会理事签字确认并通报全体理事。

第六条 监事会会议（监督工作会议）

（一）召集人：监事长；

（二）主持人：监事长；

（三）参会人：监事；

（四）频次：每年两次，遇重大事项或监事提议召开的，也可临时召开；

（五）议题：监事工作交流、沟通、总结，对理事会提出建设性意见及建议；

（六）会议文件：形成会议纪要及会议记录，与会监事签字确认并通报全体监事。

第七条 理事长办公会会议

（一）召集人：理事长；

（二）主持人：理事长；

（三）参会人：理事长、秘书长及相关人员；

（四）频次：不定期召开；

（五）议题：按照理事会授权，推进理事会决策部署事项落地落实；

（六）会议文件：形成会议纪要。

第八条 秘书长办公会会议

（一）召集人：秘书长；

（二）主持人：秘书长；

（三）参会人：秘书长及相关人员；

（四）频次：不定期召开；

（五）议题：落实理事会决策部署，推进具体工作；

（六）会议文件：形成会议纪要，报告理事长。

第九条 新闻发布会

（一）新闻发言人：理事长；

（二）主持人：理事长；

（三）参会人：各相关部门领导、工作人员、媒体；

（四）频次：按需召开；

（五）议题：对外公开侨基会重大决策、重点工作、重大项目及其他需要对外发布的事项；

（六）会议文件：形成新闻稿件，在官网、公众号、微博等官方媒体发布。

第十条 日常办公例会（全体会或部门会）

（一）召集人：秘书长（全体会）、部门负责人（部门会）；

（二）主持人：秘书长（全体会）、部门负责人（部门会）；

（三）参会人：侨基会秘书处全体工作人员（全体会）、部门工作人员（部门会）；

（四）频次：不定期召开；

（五）议题：学习各类政策法规、业务培训、工作探讨、工作布置、计划及总结等；

（六）会议文件：形成会议纪要，通报侨基会秘书处全体工作人员（全体会）。 

第三章 理事会会议管理

第十一条 理事的产生和罢免：

（一）第一届理事由业务主管单位、主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定；

（二）理事会换届改选时，由业务主管单位、理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组，组织全部候选人共同选举产生新一届理事；

（三）罢免、增补理事应当经理事会表决通过，报业务主管单位审查同意；

（四）理事的选举和罢免结果报登记管理机关备案；

（五）具有近亲属关系的不得同时在理事会任职。

第十二条 理事的权利和义务：

（一）有参加理事会的权利；

（二）有参与决策侨基会重大事项的权利；

（三）有义务遵守侨基会的章程，积极为侨基会工作。

第十三条 侨基会的决策机构是理事会。理事会行使下列职权：

（一）制定、修改章程；

（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

（四）年度收支预算及决算审定；

（五）制定内部管理制度；

（六）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

（七）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；

（八）听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

（九）决定侨基会的分立、合并或终止；

（十）决定其他重大事项。

第十四条 理事会每年至少召开2次会议。理事会会议由理事长或理事长委托副理事长负责召集和主持。

有1/3理事提议，理事长或者理事长委托副理事长，必须召开理事会会议。

召开理事会会议，理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。

第十五条 理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

下列重要事项的决议，须经出席理事表决，2/3以上通过方为有效：

（一）章程的修改；

（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）章程规定的重大募捐、投资活动。

第十六条 理事会会议应当形成会议记录。形成决议的，应现场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使侨基会遭受损失的，参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该理事可免除责任。

第十七条 侨基会理事遇有个人利益与侨基会利益关联时，不得参与相关事宜的决策。

侨基会理事、监事及其近亲属不得与侨基会有任何交易行为。

第十八条 理事会设理事长、副理事长和秘书长，从理事中选举产生。

第十九条 侨基会理事长、副理事长、秘书长必须符合以下条件：

（一）在侨基会业务领域内有较大影响；

（二）理事长、副理事长、秘书长最高任职年龄不超过70周岁，秘书长为专职；

（三）身体健康，能坚持正常工作；

（四）具有完全民事行为能力。

第二十条 有下列情形之一的人员，不能担任侨基会的理事长、副理事长、秘书长：

（一）属于现职国家工作人员的；

（二）因犯罪被判处管制、拘役或者有期徒刑，刑期执行完毕之日起未逾5年的；

（三）因犯罪被判处剥夺政治权利正在执行期间或者曾经被判处剥夺政治权利的；

（四）曾在因违法被撤销登记的基金会担任理事长、副理事长或者秘书长，且对该基金会的违法行为负有个人责任，自该基金会被撤销之日起未逾5年的。

第二十一条 担任侨基会副理事长的香港居民、澳门居民、台湾居民以及外国人，每年在中国内地居留时间不得少于3个月。

第二十二条 侨基会的理事长、副理事长、秘书长每届任期 5 年，连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的，须经理事会特殊程序表决通过，报业务主管单位审查并经登记管理机关批准同意后，方可任职。

第二十三条 侨基会理事长为侨基会法定代表人。侨基会法定代表人不兼任其他组织的法定代表人。

侨基会法定代表人由中国内地居民担任。

侨基会法定代表人在任期间，侨基会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为，法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职，导致侨基会发生违法行为或侨基会财产损失的，法定代表人应当承担个人责任。

第二十四条 侨基会理事长行使下列职权：

（一）召集和主持理事会会议；

（二）检查理事会决议的落实情况；

（三）代表侨基会签署重要文件；

（四）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；

（五）处理其他有关本会重大事项；

（六）章程和理事会赋予的其他职权。

第二十五条 侨基会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作，秘书长行使下列职权：

（一）主持办事机构开展日常工作,组织实施年度工作计划；

（二）拟定资金的筹集、管理和使用计划；  

（三）拟定侨基会的内部管理规章制度，报理事会审批；

（四）协调各分支机构,各专项基金管理委员会,开展工作；

（五）提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、专项基金管理委员会主要负责人,交理事会决定；

（六）决定办事机构,专职工作人员的聘用;

（七）处理其他日常事务；

（八）章程和理事会赋予的其他职权。

第四章 监事会会议管理

第二十六条 监事会的设立和监事的产生：

（一）监事会设立：侨基会设立监事会，设监事长1名，监事2名，监事会应当依法行使监督权。监事会任期与理事会任期相同，即每届监事任期五年，连选最多可任两届。

（二）监事的任职条件：

1．具有完全民事行为能力，拥护侨基会宗旨，遵守侨基会章程；

2．热心侨基会所从事的公益事业；

3．坚持原则、公正廉洁；

4．理事、理事的近亲属及侨基会财务人员不得兼任监事。

（三）监事的产生与变更：

1．监事由侨基会主要捐赠人、业务主管单位分别选派，经选举产生；

2．监事的变更依照产生程序执行。

（四）监事的主要权利和义务：

1．根据《中国华侨公益基金会章程》规定，行使监督权，监事行使监督权的活动受法律保护，任何单位及个人不得干涉；

2．依照章程规定的程序检查侨基会财务和会计资料；

3．监督理事会遵守法律、法规和章程；

4．监事会成员有对侨基会重点公益项目的执行情况进行监督的职责；

5．可列席秘书长及理事长办公会议，对会议做出的重要决定进行监督；

6．列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议；

7．应当定期或不定期将监督审核意见反馈给理事长、秘书长；

8．遵守有关法律、法规和章程，忠实履行职责；

9．监事及其近亲属不得与侨基会有任何交易行为，不得利用职权为自己谋取私利、收受贿赂或者其他非法收入。

第二十七条 监事长的权利和义务：

（一）主持监事会的工作，充分发挥各位监事的作用；

（二）列席侨基会理事会议，参与重大事项的论证及决策；

（三）按照国家有关法律法规及侨基会章程，忠实履行监督职权。

第二十八条 监事会会议：

（一）由监事长召集主持，监事会会议必要时邀请理事会人员参加。召开监事会会议，监事长需提前五日通知全体监事；

（二）监事会会议主要依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》等有关法律法规和《中国华侨公益基金会章程》规定的程序，对侨基会规范运作情况、财务情况、重点公益项目执行情况、年度工作报告等进行审核；

（三）监事会议应形成会议纪要，并由出席的监事审阅、签名。必要时，将讨论和研究的问题向侨基会理事会及有关部门通报。

第二十九条 侨基会可为监事会提供在本基金会工作的必要费用，包括办公费、调研费、差旅费等。监事的工作费用列入侨基会的行政管理支出。监事不得从侨基会获取报酬。

第五章 文书档案管理

第三十条 根据《中国侨联机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，适用于侨基会所有部门。各部门及个人必须严格贯彻侨基会有关文书档案保密的相关制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第三十一条 规定的文书档案指侨基会在履行职能工作、活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体的文件材料（包括纸质文件材料、照片、音频、视频、光盘、硬盘、印模等非纸质材料）的历史记录。

第三十二条 文书档案管理坚持“统一领导、集中管理”的原则。侨基会各部门都是档案管理工作的责任单位，应当按照分工，履行各自职责，管理工作由秘书长统一领导，各部门负责文书档案的准确与完整，侨基会办公室行政人员统一负责文书档案的归档。切实做到档案收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发使用有效。

第三十三条 立卷归档：

（一）侨基会所有部门形成的具有保存价值的纸质文件档案，由存档人按文件自然形成规律，整理组卷，交由办公室行政存档，归档文件包括：

1．反映侨基会主要职能活动和基本历史面貌的，对侨界公益具有保存和利用价值的文件材料；

2．侨基会需要认真落实、贯彻执行的上级单位的重要指示、批示；

3．侨基会开展公益项目活动中产生相关报批文件、协议、项目计划书、预决算等基础材料；

4．外单位报送的重要文件材料；

5．其他对侨基会工作具有重要参考价值的文件材料。

（二）相关照片、音视频文件等非纸质文件，应修改文件名（文件名应标明内容、时间及地点等相关信息）后按内容整理至统一文件夹中，交由办公室行政存档；

（三）公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等档案，应按照项目进行整理，并以文件、照片、音视频的形式呈现，按照相关文件形式进行存档处理；

（四）印章、题词、奖牌、奖状、证书等实物档案，应按照项目进行整理，并将实物交由办公室行政存档；

（五）归档的文书档案（包括纸质、电子文档等形式文书档案）应完整、准确、系统，分类整理立卷，并由存档人编制《档案目录》或《项目目录》；

（六）各部门归档文书档案（包括纸质、电子文档等形式文书档案）应在存档人部门留存备份，保证文档可用性和安全性；

（七）任何部门或个人均不得把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。有保存价值的文件资料，是指侨基会年度重要活动、文件批示、人事任免、制度建设、对外交往、印刷刊物、影像资料、财务资料等具有现实查考和历史保存价值的各类文件资料；

（八）文件资料应及时归档。各业务部门应主动在每个项目结束后15日内，将具有保存价值的完整文件资料（原件及复印件）整理并移送办公室行政人员；确实无法在规定时间内整理完成的，应在下一年3月底前整理移送完毕；涉密资料（重要文件、会议纪要、人事档案等）须统一交办公室保管，涉密资料任何个人不得拍照、扫描、复印或留存，泄密者须承担法律责任。

第三十四条 文书档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。由办公室负责编制档案总目录，目录要电子版、纸质版并存，目录应按照季度进行更新。

第三十五条 档案的保密与安全：

（一）办公室行政人员和借阅档案人员应对文书档案严格保密，并严格执行档案借阅登记手续；

（二）侨基会财务、人事等重要文书档案需由秘书长审批后方可借阅，项目文书档案需由部门领导审批后借阅；

（三）借阅的文书档案使用完成后尽快归还，借阅期间由借阅人负责档案的完整，一般情况下不得带离办公室，归还时保证文件可继续使用。

第三十六条 文书档案的保存：档案分为永久存档和定期存档两类。

（一）永久存档资料：

1．党和国家领导人、中国侨联、民政部等上级主管单位领导对侨基会做出的重要指示、批示、主要针对侨基会的文件材料；

2．内部规章制度、管理办法、实施细则等文件材料；

3．重要的工作报告、总结、计划、规划、统计、报表等文件材料；

4．组织机构演变、职责职能调整、人事任免奖惩等文件材料；

5．房产、土地等重要资产所有权和使用权登记凭证；与有关单位签订的重要合同、协议、协定、议定书等凭证性文件材料；

6．重要会议（包括但不限于理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等）文件、纪要、记录、决议等文件材料；

7．重要业务问题或事项的来函、请示，与本机关的复函、批复等文件材料；

8．其他重要的文件资料。

（二）定期存档资料：凡不属于永久归档、又具有保存价值的其他文书资料均应长期存档，保存期限根据文件内容确定。主要包括：

1．职能工作、活动中形成的一般性业务文件材料；

2．会议［包括但不限于日常办公例会（全体会或部门会）及其他会议等］文件、纪要、记录、决议等文件材料；

3．一般性问题事项的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、计划、规划、统计、报表等文件材料；

4．处理日常管理事务中形成的一般性文件材料；

5．其他单位一般性业务问题或事项的来函、请示，与本机关的复函、批复等文件材料；

6．其他一般性文件材料。

第三十七条 侨基会办公室建立文件登记传阅制度：

（一）办公室负责收发文件，办理收文登记、编号手续；

（二）办公室登记后，交秘书长签署意见，再转有关部门传阅和办理；

（三）各主办部门应及时向秘书长汇报，反映文件办理情况；

（四）文件借阅需到办公室办理登记手续；

（五）办公室及时做好文件的跟踪及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。

第三十八条 对上级规定移交的档案，必须按照上级要求及时办理移交手续，做好档案连同案卷目录等移交工作。

第三十九条 文书档案应按照《中华人民共和国档案法》及本文书档案管理办法存档，如有违反，由办公室行政责令限期改正；情节严重的，由侨基会对部门直接负责人和直接责任人给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十条 办公室行政人员调动工作时，须在离岗前办好交接手续。

第六章 固定资产管理

第四十一条 固定资产是指购买或接受捐赠的使用期限1年以上，单价超过1000元人民币，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。

第四十二条 固定资产增加与购置实行预算审批制，应在批准的预算额度内执行。

（一）在预算范围内，固定资产购置金额5000以下的，由秘书长审批，固定资产购置金额超过5000（含）的，须经理事长审批；

（二）在预算范围外，确因工作需要，需临时购置固定资产，须以现场或通讯会议方式经理事长审议后方可购置。

第四十三条 固定资产购置须经理事长、秘书长批准，由办公室统一负责，按照性价比高、满足工作需求原则购置。凡未履行申请报批的，不予报销。办公室负责固定资产的配备、发放、登记、报废、内部调拨等工作，相关部门须配合。

第四十四条 固定资产在购置后，办公室建立固定资产清单，财务入账并按期计提固定资产折旧。固定资产日常使用应遵循办公室统一管理、财务部负责监督，各部门使用维护相结合的原则。每年财务部要根据固定资产清单，对固定资产进行盘点，做到账实相符，确保侨基会财产安全。

第四十五条 办公室定期对固定资产进行盘点，财务监盘，做到账实相符。

第四十六条 领用固定资产由使用部门填写领用单，报秘书长审批。

第四十七条 固定资产折旧期满或在使用过程中正常损坏确认无法使用时，由使用人提出申请，并由办公室报财务部终止计提折旧，进行固定资产报废。固定资产在使用过程中，属人为损坏，原则上由使用人按不低于固定资产原值的50%赔偿，视情节作具体决定。

第四十八条 固定资产使用人工作变动时，须对固定资产进行查验无误后，办理相关移交手续。

第七章 办公用品管理

第四十九条 办公用品分类

（一）低值物品：各类笔及笔芯、刀剪、胶水、胶棒、胶条、橡皮、直尺、订书机、起钉器、订书钉、回形针、大头针、记事本、印台、印油、文件夹、档案盒、燕尾夹、便签、计算器、鼠标、光盘、电池等单价低于100元的办公用品；

（二）办公耗材：墨盒、硒鼓、打印纸等。

第五十条 办公用品管理

（一）办公用品管理遵循如下原则：

1．节约性原则：厉行节约，不铺张浪费；

2．高效性原则：按月申请，统一购买、登记领用；

（1）办公室行政应根据常用办公用品库存量及消耗水平，确定办公用品购买数量，报批后方可购买；

（2）各部门确需购买特殊需求办公用品的应于每月25日之前，由使用部门提出物品采购计划,报秘书长批准后，由办公室统一采购；

（3）各部门领取的物品需在《办公用品领用登记表》上签领。

3．适用性原则：办公用品尽量规格统一，满足工作需要。

（二）办公用品的购买、保存、领用统一由办公室行政负责。办公用品购买后，办公室行政应根据购买清单进行验收，核对购买品类、规格、数量与质量等，确保无误后办理入库手续，所有办公用品入库后方可领用。办公用品应加强管理，不定期进行盘点，并建立办公用品管理明细，做到入库有手续，发放有登记，做到账实相符。

（三）每半年由办公室行政人员对办公用品进行统计，汇总办公用品购、领、存等情况。

第五十一条 办公用品领用

（一）侨基会秘书处工作人员如需领用办公用品，需按照部门填写《办公用品领用登记表》，严禁先借后领行为。新入职工作人员的办公用品,办公室根据部门主任提供的用品清单，负责配齐,以保证新入职人员的正常工作；

（二）员工在离职或交接手续时，应将领用且未使用的办公用品如数归还后方可办理离职交接手续；

（三）各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费。笔、本等日常消耗品需自行管理好，避免丢失、损坏。

第八章 印章管理

第五十二条 侨基会印章包括：侨基会公章、财务专用章、法定代表人个人名章等。

第五十三条 印章的保存管理：

（一）侨基会公章由办公室负责保管，需保存在办公室保险柜内，财务专用章和法定代表人人名章由会计、出纳分别保管；

（二）印章管理人员应具备较高政治素质，保密观念强，工作责任心强、敢于坚持原则；

（三）一般情况下，印章管理人员不得将印章委托他人代管、代取、代用，如确需由他人代管，须办理书面交接手续。不得随意将印章放在桌上或不加柜锁放在办公室抽屉内。印章使用后应立即放入保险柜内。如果发现印章被滥用或盗用，应立即报告领导并追究相关人员责任，必要时报警处理。

第五十四条 印章的使用范围：

（一）会章用于加盖以侨基会名义签署的文件、法律文本及他相关文书资料；

（二）财务专用章和法定代表人人名章用于财务票据、财务收支有关的文件及其他文书资料。

第五十五条 印章的使用办法：

（一）以侨基会名义签署的一般法律文件须由理事长、法定代表人、秘书长其中一人签字并签盖会章方可生效。重要法律文本内容需经侨基会理事长同意并报上级主管单位审批同意；

（二）印章使用要按下列规定进行：

1．会章：需盖章的文件文书须经秘书长审阅同意后方可加盖，必要时须由上级主管单位或理事长审批同意；

2．财务专用章和法定代表人人名章：须经办公室财务人员核验内容，报秘书长或法定代表人签字后方可加盖；财务票据和一般性、常规性财务申报材料盖章由秘书长签字同意即可办理；

3．印章管理人员要按照统一的《用印登记表》，对每一次用印认真登记，登记需明确用印内容、批准人、用印人、用印时间、文件份数等，直接用章人和批准人要在《用印登记表》上签字；

4．用印人应将用印文件原件参照文书档案管理办法进行存档；

5．向上级主管单位和民政部等外部单位报送报批的文书资料盖章，必须先报秘书长审核签字。

第五十六条 未按上述规定用章，追究印章管理者的责任。若由此造成损失，追究越权批准人及印章管理者的政治或经济责任。

第九章 证书管理

第五十七条 侨基会所称证书是指：基金会法人登记证书（正、副本）、慈善组织公开募捐资格证书（正、副本）和中国社会组织评估登记证书等相关证书，此类证书由办公室统一管理。

第五十八条 证书的保存管理：

（一）基金会社会团体法人登记证书正本须悬挂在办公室；

（二）证书管理人员应具备较高政治素养，保密观念强，工作责任心强、敢于坚持原则；

（三）证书管理人员不准将证书委托他人代管、代取、代用。使用证书及复印件要登记，复印件加盖公章后与证书原件具有同等法律效力，必须严格保存。如果发现证书被滥用或盗用，应立即报告领导并追究相关人员责任。

第五十九条 证书的使用范围：证书用于侨基会年检、备案、申请免税及其它与侨基会业务相关事项。

第六十条 证书的使用办法：

（一）侨基会所有证书使用均须事前向理事长、法定代表人或秘书长提出书面申请，领导签批同意后方可使用。如因特殊情况，可通过电话或微信等工具审批，后续使用人应尽快完成审批流程；

（二）证书使用程序：

1．各部门因工作急需借用侨基会相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。领导签批同意后，到办公室办理借用登记手续；

2．各部门因工作急需复印侨基会相关证件，按上款履行手续后，由办公室复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖侨基会印章；

3．使用证件的部门和当事人，应妥善保管证件，不得遗失。如证件遗失，应及时向办公室报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担；

4．证书管理人员要按照统一的《证书使用登记表》，监督每一位证书使用人将所用证书的名称、事由、使用日期、使用人以及领导签批等信息填写完整。

第六十一条 未按上述规定使用证书，追究证书管理者的责任。若由此造成损失，追究越权批准人及证书管理者的政治或经济责任。

第十章 标识使用管理

第六十二条 标识是指侨基会的标志，包括侨基会徽标以及“侨爱心工程”标识。标识图案式样：

（一）侨基会徽标式样：

图案组成：徽标由龙形玉璧图案、中文“中国华侨公益基金会”或英文“Overseas Chinese Charity Foundation of China”（缩写为OCCFC）组合而成。徽标含义为：中国龙、中国红，世界华侨华人都是龙的传人，昂扬向上的龙头代表着中华民族不屈不挠奋发向上的精神；圆形为中国玉璧，代表着和谐、圆满、祝福、团结、吉祥如意、众志成城。

（二）“侨爱心工程”徽标式样：

图案组成:标识由中国心、红飘带图案和中文“侨爱心工程”或英文“Love Project Overseas Chinese”（缩写为LPOC）组合而成。标识含义是：爱心、公益、祥云、和谐；中国心、中国红、心心相连、爱心永铸、凝聚希望；红飘带寓意着美好、祝福、希望、喜庆、欢乐。

第六十三条 标识的使用管理：

（一）侨基会拥有以上标识的所有权和使用权，未经同意任何机构和个人不得使用；

（二）申请使用标识的机构或个人应向侨基会秘书处提出申请和使用范围，经审核同意后，在允许范围内使用。使用权不得转让；

（三）标识可用于公开出版物、内部文件、宣传品、电子文件、背板、网站、网页、名片、信封、信笺、请柬等，采用印刷、模压和电子图文等方式使用；

（四）标识可用于侨基会理事会召开的重要会议的会场；

（五）标识可用于侨基会主办、承办、协办、支持的论坛、报告会、公益活动等会场；

（六）标识可用于侨基会颁发的捐赠证书、荣誉证书；

（七）标识应当使用于显著位置。使用标识及其图案，应当严肃、庄重，做正比例放大缩小，所有要素应清晰可辨，不得使用破损、污损、褪色或者不合规格、颜色的标识；

（八）使用标识时，必须按照规范的样式使用标识，不得擅自改变标识的文字、图形、比例和结构；

（九）使用标识时有下列行为之一的，侨基会将依据有关的法律法规，追究其相关法律责任。

1．擅自使用与侨基会标识相同或者近似的文字、图形或者其组合的；

2．未经秘书处审核许可，擅自制造、销售侨基会标识商品或者将侨基会标识用于商标、商业类广告、营销活动的；

3．造成侨基会经济损失或名誉损失的其他行为的。

第十一章 车辆使用管理

第六十四条 车辆管理：

（一）公务用车主要用于保障侨基会重要事务、侨基会项目及财务存取大额现金的出行使用，车辆由办公室统一管理；

（二）办公室负责定期对车辆进行维修保养，按时进行车辆年检，及时上交车辆保险及税费，保证车辆正常上路行驶；

（三）车辆内外应保持清洁，车辆使用人应及时检查车况，确保车辆干净整洁、安全使用。

第六十五条 车辆使用：

（一）用车实行登记制度，车辆使用需由使用人登记签字。登记要明确用车部门、驾驶人员、事由、地点、时间及里程等事项；

（二）车辆原则上仅限于北京市使用，如需工作需要，确需离开本市的，应提前1天通知办公室并报侨基会秘书长审批，未经批准车辆不得出京；

（三）用车人应保持良好的驾驶习惯，严格遵守交通规则，严禁疲劳驾驶、危险驾驶及酒后驾车，确保安全用车；

（四）车辆返回定点停放，除特殊情况外，车辆夜间不得在外过夜，用车完成后须将车辆妥善停放回单位指定地点；

（五）用车过程中车辆发生交通事故，应及时告知办公室。交通事故可自行处理的，应按照交通法进行处理，无法自行处理的，应第一时间报警，并联系保险公司；

（六）用车过程中，车辆发生损坏可继续行驶的，使用人应尽快前往车辆4S店进行维修，并及时告知办公室；无法行驶的，应按照交通法规定停靠，并告知办公室联系维修事宜；

（七）公务用车出行产生的停车费、过路费等相关费用，由使用人写明时间及事由后自行报销；

（八）公务用车概不外借，严禁公车私用，一经查实，严肃处理，并承担因此产生的一切后果。

第十二章  附则

第六十六条 本制度自发布之日起执行。

第六十七条 本制度未尽事宜，依据《基金会管理条例》《中国华侨公益基金会章程》的规定办理。解释权属侨基会秘书处。

附 件

中国华侨公益基金会文书档案保管期限表

一、永久保存文书档案

（一）党和国家领导人、中国侨联、民政部等上级主管单位领导对侨基会做出的重要指示、批示、主要针对侨基会的文件材料：

1．侨基会向党中央、党和国家领导人报送的请示、报告及批复、批示等文件材料；

2．侨基会向中国侨联、民政部报送的请示、报告及批复、批示等文件材料；

3．侨基会向其他上级部门、上级领导视察、各上级机关单位报送的重要请示、报告及批复、批示等文件材料。

（二）内部规章制度、条例、办法、实施细则等文件材料：

1．上级主管单位制发的重要业务文件材料；

2．侨基会编制公文、档案、督查、财务、行政、等工作的规章制度、条例、办法、实施细则等文件材料；

3．侨基会对外宣传、信息化建设、内外网运维等工作的规章制度、办法、实施细则等。

（三）重要的工作报告、总结、计划、规划、统计、报表等文件材料：

1．侨基会重要（年度或年度以上）的工作报告、总结、计划、规划、统计报表等文件材料；

2．大事记、年鉴等文件材料；

3．重要专题的统计、调研材料；

4．侨基会联合行文且侨基会作为主办的重要业务问题的文件材料。

（四）组织机构演变、职责职能调整、人事任免奖惩等文件材料：

1．上级机关制发的关于机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料；

2．侨基会理事会、监事会批准的关于机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料。

（五）房产、土地等重要资产所有权和使用权登记凭证；与有关单位签订的重要合同、协议、协定、议定书等凭证性文件材料：

1．房产、土地等重要资产所有权和使用权登记凭证；

2．与有关单位签订的重要合同、协议、协定、议定书等凭证性文件材料。

（六）重要会议（包括但不限于理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等）文件、纪要、记录、决议等文件材料：

1．侨基会召开的理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等决策性会议的请示、批复、通知、代表名册、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、记录等文件材料；

2．侨基会召开的理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等决策性会议的会议文件汇编；

3．侨基会召开的重要工作会议、专题会议的请示、批复、通知、代表名册、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、记录等文件材料；

4．侨基会联合其他单位且侨基会作为主办单位召开的会议的请示、批复、通知、代表名册、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、记录等文件材料。

（七）重要业务问题或事项的来函、请示，与侨基会的复函、批复等文件材料：

1．侨基会主办、承办活动、项目的请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结等文件材料；

2．与侨基会重要业务相关的问题或事项的来函、请示，与侨基会的复函、批复等文件材料。

（八）其他重要的文件资料：

1．上级机关、上级领导视察、检查本机关工作形成的重要文件材料；

2．其他活动、事项形成的重要文件材料。

二、30年保存文书档案

（一）重要会议（包括但不限于理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等）文件、纪要、记录、决议等文件材料：

1．侨基会召开的理事会、监事会、理事长办公会、秘书长办公会等决策性会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、小组会议记录、会议服务工作的计划、总结、简报、新闻报道稿等文件材料；

2．侨基会联合其他单位且侨基会作为主办单位召开的会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、小组会议记录、会议服务工作的计划、总结、简报、新闻报道稿等文件材料。

（二）召开一般性会议［包括但不限于日常办公例会（全体会或部门会）及其他会议等］文件、纪要、记录、决议等文件材料：

1．侨基会召开的日常办公例会（全体会或部门会）及其他会议等一般性会议的请示、批复、通知、参会人员名册、议程、报告、重要讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、记录等文件材料；

2．侨基会召开的日常办公例会（全体会或部门会）及其他会议等一般性会议的会议文件汇编；

3．侨基会联合其他单位且侨基会作为主办单位召开的会议的典型材料、代表发言材料、简报、新闻稿。

（三）内部规章制度、条例、办法、实施细则等文件材料：

1．上级主管单位制发的一般性业务文件材料；

2．侨基会针对某项业务颁布的一般性执行办法；

（四）职能工作、活动中形成的一般性业务文件材料：

1．业务工作的请示、批复，项目的典型材料（项目方案、项目预决算、项目合作协议、合同、项目内容清单、项目执行报告、项目结项报告等）；

2．重要的贺信、贺电；

3．项目的简报、新闻稿等。

（五）一般性问题事项的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、计划、规划、统计、报表等文件材料：

1．处理日常管理事务中形成的一般性文件材料；

2．与侨基会业务相关的一般性问题或事项的来函、请示，与侨基会的复函、批复等文件材料。

3．其他单位一般性业务问题或事项的来函、请示，与本机关的复函、批复等文件材料；

4．其他一般性文件材料。

三、10年保存文书档案

（一）会议、活动产生的文件材料：

1．会议讨论未通过的文件；

2．会议、活动请柬、邀请函、证件等；

3．会议、活动服务保障工作文件材料；

4．会议、活动其他文件材料。

（二）职能工作、活动中形成的文件材料：

1．侨基会联合行文且侨基会作为协办的文件材料；

2．侨基会年度以下的统计材料、一般问题的调研材料；

3．侨基会各部门年度以下的计划、总计、要点；

4．一般性职能工作、活动中产生的基础材料；

5．一般性工作产生的简报、新闻稿等；

6．其他一般性文件材料。